Introduction

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Encore le COVID et le "futur of work"...

Les intros sur le COVID, c’est devenu une tarte à la crème, mais quand même. La pandémie a montré - souvent au prix fort - que la fonction IT était cruciale pour les startups.

Du jour au lendemain, il a fallu basculer tous les salariés en télétravail et s’assurer que tous les collaborateurs aient :

• Accès à leurs logiciels, avec les licences associées (par exemple de visioconférence)
• Un ordinateur professionnel pour travailler et limiter le risque du BYOD
• ...

Cette flexibilisation est amenée à durer, avec le “futur of work” :

• Le travail hybride devient la norme, et il va falloir créer les conditions d’un travail fluide et sécurisé qu’un employé travaille au bureau, chez lui ou dans un espace de coworking
• Les collaborateurs veulent évoluer dans un environnement flexible, à l’opposé des environnements IT traditionnels, très contraignants voire prohibitifs.

Ouvrir un premier poste d’IT manager

Le but de toute start-up est de scaler sans mettre en péril la continuité d’activité. A cet égard, le rôle d’IT manager est clé car :

• Au quotidien, il est un rouage clé de l’opérationnel (par exemple, préparation des devices des nouveaux arrivants).
• Il pilote par ailleurs des projets de long terme, nécessaires pour structurer l’organisation (par exemple, déploiement des Mobile Device Management).
• Enfin, il occupe un rôle central de support aux collaborateurs et doit être un interlocuteur clairement identifié.

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Ce guide vous accompagnera dans ce recrutement, en répondant à toutes les questions que vous pourriez vous poser.

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1. Qu’est-ce que fait un IT manager ?

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Qu’est-ce qu’un IT Manager ?

L’IT Manager est responsable de l’infrastructure IT de l’entreprise : le matériel informatique (hardware), les logiciels, les serveurs et les réseaux et est en charge du bon fonctionnement des technologies pour chaque salarié.

Quelles sont ses missions ?

L’IT manager est responsable de tout ce qui touche à l’informatique, ses tâches sont variées et s’articulent autour de différentes missions.

Support aux utilisateurs.

• L’IT manager s’assure au quotidien que les collaborateurs puissent travailler dans de bonnes conditions : gestion du bon fonctionnement du matériel, des demandes IT et des incidents (suspicions de phishing, perte d’un appareil...).

Gestion des appareils.

• Il est responsable de la flotte de matériel. Il en assure la préparation afin qu’elle soit livrée au moment de l’onboarding du salarié, la maintenance afin de réparer les potentielles pannes, et opère la réinitialisation au départ d’un collaborateur.

Sensibilisation cyber des utilisateurs

• L’IT manager s’assure que tous les collaborateurs aient les connaissances minimums pour se prémunir contre les cyberattaques par des actions de sensibilisations répétées. En effet, l’IT manager est responsable de communiquer et diffuser les bonnes pratiques de cybersécurité au moment de l’onboarding ainsi que tout au long de la vie d’un salarié.

Gestion des droits d'accès

• La gestion des droits d’accès est cruciale afin que les salariés puissent travailler de manière efficace dans un environnement sécurisé. L’IT manager gère qui a accès, à quelle application ou logiciel, et avec quel droit de permission. Il est en charge de la revue périodique des droits d’accès qui doit suivre les évolutions internes et les départs des collaborateurs.

Compliance

• Il s’occupe de la conformité IT au sein de l’entreprise. Le premier IT manager est responsable de définir et mettre en œuvre la charte informatique de l’entreprise mais aussi de conduire des projets de réglementation plus avancés (ISO 27001, SOC 2). L’IT manager intervient également en support des équipes commerciales pour répondre aux questionnaires de sécurité, une condition souvent nécessaire pour travailler avec des grands comptes.

Gestion des fournisseurs

• Enfin, il s’occupe de la gestion des contrats avec tous les outils et fournisseurs de services qui relèvent de l’IT et de la sécurité (Mobile Device Management, gestionnaire de mot de passe, outil de ticketing...). Il est en charge de réaliser des analyses compétitives pour les différents outils et fournisseurs et est impliqué dans les négociations afin de trouver les meilleures solutions qui répondent aux besoins de l’organisation et qui correspondent à la stack existante.

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2. Pourquoi recruter un IT manager ?

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‍‍Des tâches d’abord dévouées au CTO

Lorsqu’une start-up démarre, les tâches qui préfigureront celles de l’IT Manager tombe quasi naturellement dans le scope du CTO, qui, d’une certaine manière, se retrouve pris dans l’engrenage :

• Il gère l’hébergement du site internet
• C’est lui qu’on appelle pour gérer les DKIMs
• Il crée et gère les groupes d’utilisateurs sur Google Workspace
• Il est sollicité pour tout problème de connexion
• ...

Le poste d’IT Manager : un calcul ROI évident

Petit à petit, à mesure que l’entreprise grandit, le CTO se retrouve à allouer 10% à 20% de son temps sur des tâches qui - si elles sont nécessaires - le détournent de son unique priorité : faire grandir le produit, et la boîte.

Au-delà de la perte de temps et du dé focus, pour le CTO, il s’agit d’une charte mentale : gérer au quotidien des requêtes utilisateurs, venant d’équipes qu’il ne manage même pas.

Au moment de scaler, la nécessité de recruter un IT Manager se fait fortement ressentir.

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3. Quand recruter un IT manager ?

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Le driver n°1 : la taille de vos équipes

Pour pallier à ses tâches manuelles et gagner en productivité au moment de scaler, le CTO se voit dans l’obligation de déployer des solutions spécialisées (par exemple un Mobile Device Management pour gérer la flotte en centralisé). Mais le déploiement de ces solutions est tout aussi chronophage, et demande une expertise encore plus poussée.

Par ailleurs, un certain nombre de tâches n’est pas ou peu factorisable, et le temps passé est linéaire avec la croissance des équipes : préparer les PC des nouveaux arrivants, les onboarder...

Dès que votre entreprise atteint entre 65 et 80 collaborateurs, il est temps de sérieusement réfléchir à ouvrir un poste d’IT manager afin de soulager le CTO et garantir la sécurité de votre entreprise.

L’élément déclencheur : une levée de fonds

La levée de fonds est un facteur qui très souvent déclenche le recrutement d’un IT Manager car elle précède un recrutement massif, dans un temps réduit.

Pour s’assurer que cette croissance se fasse sans accroc, et de manière sécurisée, il est important d’anticiper le recrutement de l’IT Manager avant celui des équipes à venir.

Enfin, de plus en plus fonds incluent un audit de sécurité dans leur due diligence, et la démarche bénéficiera grandement de l’aide d’un IT Manager.

Un facteur accélérateur : la conformité

Les enjeux de conformité peuvent accélérer le recrutement d’un IT Manager, car ils supposent un nombre de tâches très important afin de porter des projets de certification (souvent de la récupération de données et la mise en place de process).

En fonction du type d’activité, une start-up peut se retrouver confrontée à trois enjeux de conformité :

• Clients grands comptes : pour contractualiser avec des clients et passer l’étape des achats, les commerciaux doivent répondre à de nombreux questionnaires de sécurité pour attester des process en place
• Software développement : de la même manière, certains clients seront très exigeants sur les garanties de sécurité que vous devrez apporter concernant votre solution logicielle, et requièrent la certification SOC 2 (type I ou II)
• Données sensibles : si vous évoluez dans le secteur des fintechs, legaltech ou health tech, des réglementations spécifiques peuvent s’appliquer, du fait de la criticité des données traitées

Le recrutement de l’IT Manager est donc clé à bien des égards : il accompagne la structuration et la croissance de l’entreprise dans un cadre sécurisé, et permet contribue indirectement à la performance commerciale.

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4. Quelles sont les soft skills à privilégier ?

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Collaboration et empathie

L’IT manager est un personnage central dans l’entreprise qui doit accompagner les collaborateurs au quotidien.

Il doit donc être identifié comme l’interlocuteur clé sur les sujets IT et faire preuve de patience et d’empathie pour transmettre les bons messages à une audience non-technique.

Un vrai pédagogue, l’IT manager doit aller au contact des équipes pour les éduquer et favoriser l’adoption des bonnes pratiques IT. Il doit savoir s’adapter à son audience et communiquer avec toutes les parties prenantes de l’entreprise (direction, managers, salariés...).

Hands on et team player

Les missions du premier IT manager ont une dimension très opérationnelle. En effet, il sera parfois amené à accomplir des tâches chronophages à moins haute valeur ajoutée, telles que la préparation du matériel informatique pour chaque nouvel arrivant.

Il doit être un vrai team player, car sa charge d’activité peut connaître des pics très importants, par exemple au moment de l’arrivée d’un grand nombre de collaborateurs, ou d’évènements particuliers (le COVID l’a été à l’extrême, mais des audits sont souvent de gros stress tests).

Esprit analytique et vision stratégique

Le premier IT manager se doit de construire la stratégie IT et sécurité de l’entreprise, en conduisant des projets structurants sur le long terme, comme le déploiement d’une solution de gestion centralisée de la flotte.

Aussi, il devra constamment analyser les besoins technologiques de son organisation, recommander les solutions et outils adaptés et négocier avec les prestataires et fournisseurs de logiciels et applications.

L’IT manager doit avoir une excellente compréhension de la stratégie de l’entreprise, une fine analyse de son organisation, pour anticiper ses besoins futurs.

Organisation et priorisation

Le quotidien d’un IT Manager est sans cesse tiraillé entre plusieurs dimensions temporelles :

• Le run opérationnel et ses imprévus
• Les projets de long terme

Il fait intervenir également des populations très hétérogènes :

• Collaborateurs, à différents niveaux de maturité IT
• Top management dans les projets structurants
• Sous-traitants

Il doit donc être doté d’une forte capacité d’organisation et de priorisation des objectifs, pour ne pas se laisser déborder par ses projets multiples et hétérogènes.

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5. Quelles compétences et expériences rechercher ?

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Plus qu’une formation particulière, vous devez rechercher chez un IT Manager des expériences éprouvées sur des enjeux similaires aux vôtres.

Écosystème d’outil et solutions

Il vous faut chercher un profil qui a une connaissance approfondie de votre écosystème, notamment des devices et des SaaS utilisés.

Dans la majeure partie des start-up / scale-ups il s’agit de gérer flotte Mac et d’administrer le Google Workspace pour les mails, accès et gestion des documents.

Votre premier IT Manager devra maîtriser plus largement tous les outils que vous utilisez, car au niveau de l’administration, ils présentent des enjeux spécifiques, par exemple :

• Zoom : gestion des licences.
• Slack : contrôle des applications installées
• Github : revue et paramétrage des accès et permissions
• ...

Enfin, même si vous n’utilisez pas encore ces outils, en vue de votre croissance, une précédente expérience de déploiement de Passwords managers ou Mobile Device Management est un vrai plus car cela nécessite de :

• S’assurer de l’adoption de la part des utilisateurs
• Mettre en concurrence les solutions existantes
• Paramétrer les outils de manière sécurisée

Enjeux spécifiques de compliance

De la même manière, si votre roadmap inclue des certifications spécifiques, comme SOC 2 ou ISO 27001, une expérience préalable est plus que bienvenue.

Ces frameworks de certifications ne sont pas compliqués en soit, mais demande de la connaissance et de l’organisation pour diminuer le temps d’obtention et soulager les équipes contributrices.

Projets similaires

Les deux précédents points sont très spécifiques à des start-up / scale-ups, et à un écosystème de “modern teams” : c’est-à-dire une utilisation massive de SaaS et des équipes très distribuées.

Mais les IT Managers disposant d’une expérience en start-up / scale-ups sont rares, et vous devrez certainement vous tourner vers un profil avec une expérience dans une entreprise plus traditionnelle, au poste d’Administrateur systèmes et réseaux.

Si la montée en compétences sur les outils est rapide (par exemple, la gestion de Google Workspace est assez similaire à celle de Microsoft 365), il faudra s’assurer que des missions similaires ont été réalisées, à savoir :

• Préparation du matériel et suivi de la flotte
• Déploiement de solution de ticketing
• Support aux utilisateurs
• Sensibilisation à la cybersécurité
• ...

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6. Quels KPI définir pour les missions de l’IT Manager ?

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Les indicateurs de suivi des missions de l’IT Manager doivent être définis en fonction de vos enjeux propres et projets ad hoc, comme par exemple l’obtention d’une certification ISO 27001 ou SOC 2.

En revanche, certains indicateurs sont transverses, communs à toutes les organisations et concernent la gestion du run :

• Support aux utilisateurs :
• Taux de réponse
• Temps moyen de réponse
• Taux de tickets complétés
• NPS sur l’onboarding
• Temps de complétion d’un offboarding
• ...

7. Quel rattachement managérial ?

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Il existe plusieurs types de rattachements possibles qui peuvent varier selon :

• L’appétence IT du CTO
• La proportion tech / non tech dans l’entreprise
• L’importance des opérations dans l’activité
• La culture très distribuée

Voici les avantages de chacun des rattachements possibles :

CTO : le CTO est proche des problématiques tech notamment si les enjeux de régulation sont forts.

COO : le plus proche de la gestion opérationnelle globale, le COO a une vue 360 de l’organisation.

CFO : un partenaire propice car le CFO est responsable des dépenses, notamment des abonnements aux outils et solutions SaaS, sur lesquels l’IT Manager a la vision la plus précise. La gestion des abonnements est non seulement un enjeu de sécurité mais aussi d’optimisation financière.

HR manager : le responsable RH est proche des collaborateurs et essentiel dans le process d’onboarding. Il prend le pouls des équipes et est un très bon partenaire à l’IT manager dans la formation et le support des salariés.

Quoi qu’il arrive, le rôle transverse de l’IT manager fait qu’il sera amené à collaborer avec toutes les équipes de l’entreprise.

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